Get it done! Prozesse implementieren leicht gemacht

13. Jul 2021Jacqueline Batt

Wir sind alle im Job in arbeitsteilige Prozesse involviert. Diese Prozesse ändern sich kontinuierlich. Die Gründe für diesen kontinuierlichen Wandel sind vielfältig:

• Gesetzliche Grundlagen und/oder Industriestandards ändern,
• Neue Lieferanten erfordern Anpassungen in der Lieferkette
• Neue Kunden oder neue Kundenanforderungen erfordern Anpassungen in den Produkten, Dienstleistungen und in der Zusammenarbeit
• Konkurrenten neue Standards setzt oder unsere kopiert, usw.

Entsprechend wichtig ist, dass geänderte Prozessabläufe schnell gelebt werden und dass die Änderungen mit möglichst wenig Reibungsverlust eingeführt werden können.

Prozessfux
Prozessfux

Damit dies klappt, ist es natürlich wichtig, die Dokumentation nachzuführen. Dies ist jedoch nur der erste Schritt. Kritisch für die erfolgreiche Einführung von neuen Prozessen oder Prozessänderungen sind:

• Tool
• Tracking

Ja, wir wissen es: A fool with a tool is still a fool. ABER in der heutigen Arbeitswelt mit starker Arbeitsteilung sind bei immer mehr Prozessen mehrere Personen involviert. Saubere Prozessübergaben sind hier ohne ein Tool, welches den Prozess steuert, nicht mehr möglich. Ein gutes Prozessteuerungstool verlangt nur die manuelle Eingabe von Daten, welche im Prozessverlauf auch benötigt werden. Zudem ermöglicht ein gutes Prozessteuerungstool die Auswertung von Prozessdurchlaufzeiten und Engpässen sowie Prozessspezifischer Kennzahlen. Womit wir auch schon beim Thema «Tracking» wären. «Fire and Forget» funktioniert manchmal, ist aber nicht zu empfehlen. Wir alle gehen manchmal in der Arbeit unter und mit uns einige Tasks aus den Prozessen. Darum ist es nicht nur wichtig, dass ein gutes Prozesssteuerungstool Auswertungen in übersichtlichen Cockpits zur Verfügung stellt. Jemand muss sich die Daten auch regelmässig anschauen und Massnahmen daraus ableiten, umsetzen sowie den Effekt der Massnahmen kontrollieren. Dieser «jemand» ist manchmal eine Person und manchmal ein Gremium – abhängig von der Grösse der Firma und der Komplexität des Prozesses.
Auf alle Fälle sollte dieser «jemand»

• die Fähigkeit haben, die Zahlen interpretieren zu können,
• und die Kompetenz sowie das Budget haben, allfällige korrektive Massnahmen zur Umsetzung zu bringen.

Beschäftigen Sie sich mit Prozessmanagement in Ihrer Firma und wollen mehr erfahren? Kontaktieren Sie uns! 

Gerne zeigen wir Ihnen wie wir andere Kunden mit dem Tool «ServiceNow» und unserer Expertise bei der Optimierung ihrer Prozesse unterstützen konnten.

Ihr Prozessfux Team!

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