Eingehende Kommunikationswege organisieren

11. Aug 2025Jacqueline Batt

Hol dir deinen Tag zurück: Ein einfaches System, um eine Flut von Aufgaben zu meistern

Es ist ein weit verbreitetes Problem: Man fühlt sich unter einer ständigen Flut von E-Mails, Nachrichten und spontanen Anfragen begraben – besonders in unserer immer vernetzten Welt. Doch mit ein paar cleveren Anpassungen in deinem Tagesablauf kannst du aufhören, nur zu reagieren, und wieder die Kontrolle über deinen Arbeitstag gewinnen.

Was ist die echte Auswirkung auf deinen Tagesablauf?

Eine strukturiertere Arbeitsweise bedeutet nicht, härter, sondern smarter zu arbeiten. Ziel ist es, von einem tagtäglichen Chaos voller Ablenkungen zu einem bewusst fokussierten Arbeitsstil zu wechseln, der dir Raum für konzentriertes Arbeiten gibt. Statt dich von eingehenden Nachrichten in alle Richtungen ziehen zu lassen, entscheidest du selbst, wann und wie du dich damit auseinandersetzt. Diese Veränderung kann zu einem spürbaren Stressreduktion und einer deutlichen Steigerung deiner Leistungsfähigkeit führen.

Dein Schritt-für-Schritt-Plan zur Organisation

Um dies umzusetzen, empfehlen und praktizieren wir bei Prozessfux die folgenden einfachen Schritte, um zwischen dringenden und aufschiebbaren Aufgaben zu unterscheiden und so Energie für das Wesentliche freizusetzen.

  1. E-Mails & Nachrichten im Block bearbeiten
    Statt E-Mails und Nachrichten den ganzen Tag über zu prüfen, lege zwei feste Zeiten dafür fest. Bewährt hat sich einmal am Morgen und einmal nach dem Mittagessen. So schaffst du ungestörte Zeit für konzentriertes Arbeiten. Passe die Zeiten gern an deine eigenen Bedürfnisse und deinen Zeitplan an.
  2. Die Fünf-Minuten-Regel anwenden
    Wenn du deine Nachrichten öffnest, prüfe jede Aufgabe mit dieser einfachen Regel: Dauert sie weniger als fünf Minuten (einschliesslich Weitergabe an andere), erledige sie sofort. Braucht sie länger, setze sie auf eine dedizierte Aufgabenliste.
  3. Tagesrückblick durchführen
    Bevor du dich ausloggst, wirf einen kurzen Blick zurück: Was hast du geschafft? Was ist noch offen?
  4. Den nächsten Tag planen
    Nutze den Rückblick, um den kommenden Tag zu strukturieren. Passe deine Aufgabenliste an und setze Prioritäten, damit du am nächsten Tag effizient starten kannst.

Wir empfehlen dieses System all unseren Kunden und Partner. Indem du einen chaotischen Informationsstrom in einen klaren Plan verwandelst, wirst du nicht nur produktiver, sondern verspürst auch ein echtes Gefühl der Kontrolle.

Die Steuerung eingehender Kanäle gehört zu den Kernkompetenzen von Prozessfux. Unser Team hat die Kunst des Aufgabenmanagements durch die erfolgreiche Betreuung von mehr als 300 Projekten in verschiedensten Branchen über mehr als 10 Jahre gemeistert. Prozessfux steht dir mit umfassender Expertise zur Seite und unterstützt dich bei der Organisation deiner Aufgaben. 

Wir freuen uns, von dir zu hören. Jetzt Prozessfux kontaktieren!

Feedbacks

«Hohe Qualität zu fairen Preisen und die Fähigkeit auf die individuellen Kundenbedürfnisse einzugehen – das zeichnet in unseren Augen Prozessfux als ServiceNow Partner aus.»
René Häberlin
Client Director,
ServiceNow Switzerland GmbH
«Mit Prozessfux und ServiceNow haben wir einen kompetenten Partner und ein für die Zukunft bereitstehendes agiles Tool, mit dem wir in unserem komplexen Spitalumfeld Herausforderungen pragmatisch und direkt lösen können, an unserer Seite. Dadurch entsteht Vertrauen und Stabilität.»
Thomas Laub
Leiter IT-Service Management,
Kantonsspital Aarau
«Dank der hohen Flexibilität, dem klaren Fokus auf Resultate und der kompetenten Beratung von Prozessfux konnten wir innerhalb von (nur) 6 Monaten 6 Service Management Prozesse erfolgreich einführen. Und die Resultate haben nachhaltig überzeugt, so dass wir nun auch Geschäftsprozesse zusammen mit Prozessfux in ServiceNow implementieren.»
Timothy Meeks
Lead Business Analyst,
Cembra Money Bank
«Gemeinsam mit Prozessfux haben wir unsere Governance-, Risk- und Compliance Anforderungen in ServiceNow abgebildet. Prozessfux überzeugt sowohl in der Spezifikation wie auch in der Umsetzung durch Sachkenntnis, Flexibilität und Umsicht.»
Volker Dohr
Leiter Legal & Compliance,
AMAG Automobil und Motoren AG
«Prozessfux überzeugt uns als cleverer und agiler Partner bei der Konzeptionierung und Umsetzung unserer Service Management Applikation. Unsere Lösung orchestriert alle unsere am Markt angebotenen Services und steuert die Service Desk Prozesse.»
Thomas Knüsel
COO,
Cyberlink
«Eine starke Partnerin für schwierige Outsourcing-Verhandlungen. Mit Prozessfux konnten wir Kosten sparen und haben sichergestellt, dass die IT-Services mit dem für uns notwendigen Service Level geliefert werden.»
Patrizia Brühlmann
Bereichsleiterin Bildung, Integration & Personal,
Stiftung Vivendra
«Prozessfux überzeugte uns mit einer schnellen Aufnahme unserer komplexen Ausgangssituation im Geschäftsbereich „Service“ sowie gut fundierten und auf unsere Anforderungen abgestimmten Lösungsvorschlägen, welche wir gemeinsam umgesetzt haben.»
Jürg Schaffner
Director Service & Operations DACH,
Ascom Solutions AG
Diese Webseite verwendet Cookies. Durch die Nutzung der Webseite stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu. Datenschutzinformationen